SPRKR: Hoe zet je een nieuw cultureel initiatief op de kaart

Virtueel Platform krijgt veel vragen van mediaprofessionals en instellingen op het gebied van digitale cultuur. We krijgen ze zo geregeld dat we er een dienst voor hebben opgezet: SPRKR (spreekuur).

Het FIBER festival is een gloednieuw mini-festival dat in het Trouw gebouw plaatsvond, en dat digitale cultuur onderzoekt. En er wordt natuurlijk ook hard gedanst. Na een eerste (zeer) succesvolle editie staan de organisatoren voor een heel herkenbare vraag: hoe professionaliseren we onszelf, zodat we dit vaker kunnen doen?

Een nieuw initiatief kan aan de start nog bouwen op enthousiasme dat met nieuw initiatieven gepaard gaat. Maar zoals Hajo van Doorn ('Chef de Mission' van Worm) ooit pakkend sprak: “Na initieel enthousiastme moet je door kunnen bouwen op een sterke gedeelde visie." En natuurlijk geld, goodwill, en al die andere dingen. Daarom bij deze een 'braindump' van mijn eigen ervaring, onder andere bij het oprichten van SETUP, de Utrechtse instelling voor digitale cultuur. Deze lijst is verre van volledig, maar schetst hopelijk wel een aantal punten op het pad dat je het eerste jaar bewandelt.

Informatie
Om te beginnen zijn er fantastische bronnen van informatie voor culturele initatieven. De eerste is OpenOrg.nl, een wiki waar Worm al haar interne documenten heeft geopenbaard. Je vindt er dingen als vrijwilligers formulieren, contracten, en andere handige paperassen.

Ook mediafestival Incubate heeft een aantal documenten op hun site staan die interessant kunnen zijn. Let wel op de licentie: als je letterlijk stukken uit hun documenten overneemt zul je je derivaten ook openlijk moeten delen. Niet dat daar iets mis mee is natuurlijk, juist niet. Hun Social Festival Model is een handige bron voor andere festivals.

Support
Ook is het van belang goeie support te vinden en aan je te binden. Een eerste stap is het vormen van een raad van advies. Die laat je dan geregeld (in het begin wat vaker, uiteindelijk 1x per half jaar of kwartaal) bijeenkomen en die leg je vragen voor die je hebt. Hun advies is dan niet bindend, maar wel fijn. Als dank is het voor hen fijn als je een leuk etentje voor ze regelt, en dat de andere mensen in de raad van advies interessant zijn.

Er zijn ook ondersteunende diensten te vinden.

Kunst en Zaken heeft een traject waarbij een expert uit het veld je begeleid. Hun hele site is trouwens het bekijken waard, er is veel te vinden.

Een Utrechtse organisatie, Xpert-CMKB, heeft bij SETUP veel steun geboden. Ze organiseerden twee workshops (die heten toen nog Stratlabs, nu Rendezvous) voor ons. Ze regelden professionals die scherpe vragen stelden. Hun HKU studenten hielpen ons ook verder. Andere steden hebben vergelijkbare instellingen.

Mocht zo'n handige organisatie niet voor handen zijn, dan is het altijd handig om bij een hogere onderwijs instellingen aan te kloppen die zich bezig houdt met organisatievormen (bijvoorbeeld Kunstbeleid en Management). Vaak moeten deze studenten op een gegeven moment in hun studie een onderzoek doen binnen een organisatie. Zo'n student weet al vrij veel van organisatievormen en kan relatief snel een aanbeveling doen.

Financiën
In welke verhouding ga je voor subsidie en commercie?

Mocht je subsidies aan willen vragen, probeer dan eens de aanvragen van anderen te pakken te krijgen. Het Social Festival Model heeft wederom enkele voorbeelden. Mocht je grotere bedragen aan willen vragen dan vinden veel fondsen het van belang dat je de Code Cultural Governance gebruikt.

Jonge culturele instellingen hebben meestal ook een businesskant

Om het schrijven van businessmodellen te doorgronden is het werk van Alex Osterwalder populair. Je kunt gratis een PDF downloaden op zijn site van een samenvatting van zijn boek.

Tenslotte is het wijs om een bestuursaansprakelijkheidsverzekering te regelen. Voor een kleine culturele organisatie zul je ergens tussen de 150 en 500 euro per jaar zitten.

Organisatie
In een jonge organisatie is nog veel onduidelijk en zul je vooral veel moeten communiceren voordat alles soepel loopt. Je komt allerlei vragen tegen zoals: wie hangt de posters op? Marketing of productie? Ondanks dit continue evolueren en aftasten zijn er natuurlijk grote lijnen in de organisatiestructuur aan te wijzen.

Laurensvanlieshout CC-BY-SA-3.0

SETUP is bijvoorbeeld een Matrix organisatie: verschillende groepjes binnen de organisatie werken telkens aan een deel van een project (concept -> financiering -> productie -> promotie). Een soort continue lopende band eigenlijk. Dat werkt goed omdat SETUP een continue stroom evenementen organiseert. Voor een festival is die vorm in zeker opzicht simpeler, want er is maar 1 project, het festival zelf.

Ook handig: maak een handboek voor nieuwe medewerkers/teamleden. Zet daarin niet alleen wat ze moeten weten, maar ook welke vragen ze moeten stellen. Zoals: "wie kan me even wegwijs maken in het CMS?".

Vergeet tenslotte de gezelligheid niet. Organiseer borrels en uitjes, en neem je vrijwilligers dan mee. Een culturele organisatie drijft vooral op Sociaal Kapitaal (uitgedrukt in gezelligheid per vierkante meter).

(Foto: Fiber Festival)